Välja eventlokal och varför det inte kommer först

Välja eventlokal. Det är nästan det första tankarna styrs till när företaget börjar planera sitt event. Men det finns faktorer att ta hänsyn till. Valet av plats kommer längre ner på checklistan…

Valet av eventlokal ska alltid utgå från eventstrategin. Vad är syftet och målen med eventet? Vad vill vi kommunicera? Vad vill vi att deltagarna ska tänka, tycka, känna, göra?

Strategin spikas alltid först.

Varför?

Valet av lokal är lika mycket en del av innehållsplaneringen som andra upplevelser. Platsen du väljer förmedlar en känsla. Som i sin tur påverkar upplevelsen och det vi vill kommunicera.

Så tänk först igenom:

⭐ Eventstrategin – Vad är syftet och målen med eventet? Vad vill vi kommunicera? Vad vill vi att deltagarna ska tänka, tycka, känna, göra?

⭐ Företagets varumärke – Rimmar platsen med företagets kärnvärden?

⭐ Deltagarnas demografi – Är de t ex äldre eller yngre, trendiga eller traditionella, nationella eller internationella..?

⭐ Behov av särskilt utrymme – Behövs kanske en scen? Ska man kunna mingla?

⭐ Teknikbehov – Vilken teknik behövs? Går den att installera i lokalen på ett bra sätt?

⭐ Ljudvolym – Hur är akustiken? Kan volymen vi använder störa andra?

⭐ Placeringen – Kan deltagarna ta sig dit på ett rimligt sätt? Är lokalen/platsen tillgänglig för alla?

⭐ Tillgång till lokalen för förberedelser – Kräver eventet att vi gör installationer och förberedelser? Räcker tiden som kan ges? Klarar budgeten den eventuella extra lokalhyran?

⭐ Behov av anpassningar och förändringar av lokalen – Måste vi bygga om och dölja delar för att lokalen ska fungera enligt syftet? Eller behöver vi ta in nya element?

⭐ Företagets krav på hållbarhet – Vilken påverkan har eventuell önskad anpassning på miljön och vad kan vi behöva justera för att valet ska bli hållbart?

Blir det check på punkterna för din tilltänkta lokal eller plats?

Då har du hittat rätt! 😃 👍