Lotta Warner är en av Contrasts erfarna projektledare med mer än 20 år som specialist på konferenser. I den här intervjun berättar Lotta om fenomenet konferensresa, om trender som gäller, och ger 5 viktiga tips för en lyckad konferens.

Hur ser en normal konferens ut enligt dig?

Det finns ingen konferensstandard, skulle jag säga, i alla fall inte om vi får bestämma. Alla konferensers upplägg och innehåll skiljer sig åt beroende på deltagare, syfte, budget och tillgänglig tid. En del av våra konferenser genomför vi i Sverige, andra gör vi utomlands.

Du har lång erfarenhet av konferensresor, vad är de största skillnaderna mellan förr och nu?

Konferenser brukade förr bestå av en chef eller flera som pratade inför sin personal. Idag lägger man allt mer tid på förarbetet och på att få till ett upplägg som engagerar deltagarna. Man har blivit bättre på att använda tillgänglig teknik, föreläsare, talarcoacher och manusskribenter.

Förr användes dessutom konferensresor oftast som belöning. Ändrad lagstiftning och företags egna policies har gjort att konferensresor idag, precis som vilket event som helst, har ett tydligt affärsmässigt syfte och mål. Man vill förmedla ett visst budskap, bygga relationer mellan människor, och stärka ett arbetsgivarvarumärke. Egentligen är det bara namnet som är det samma som förr.

Numer vill företag ofta besöka andra kontor och fabriker, eller se leverantörers tillverkning. Man söker också inspiration från andra branscher och kollegor runt om i världen. Det är t ex inte ovanligt att företag inom dagligvaruhandeln åker till städer som London för att göra store checks och se hur de arbetar.

Idag är vi också mer öppna för nyheter. För 20 år sedan, när vi åkte till länder som Egypten, packade folk med sig mat i resväskan eftersom de inte ville äta det som serverades. Då flög man från plats A till plats B, och vistelsen var för fylld med förmaningar och regler: ”Gå inte ut på kvällen”, ”ät inte glassen”, ”drick inte vattnet..” Idag vill man inte alls ha det tillrättalagt utan uppskattar istället överraskningar.

Hur såg din roll som projektledare ut när du började arbeta med konferensresor?

Det var ju långt innan internet, haha! Det låter banalt idag, men då handlade vårt uppdrag om att hitta ett hotell med en lokal som man kunde sitta i, som hade en overhead och en vägg att projicera på. Konferensfaciliteter var inte standard på hotell såsom det är idag. Man ville ha en logi som var ok och en resa som inte tog alltför lång tid, vilket kunde vara en utmaning eftersom man bara kunde flyga från Stockholm eller Köpenhamn. Man åt alla måltider på hotellets restaurang, och grisfest eller grekisk afton upplevdes som stor underhållning. Inte så höga krav med andra ord.

Vilka servicekrav ställer kunder idag?

Oj, många! Det är naturligt – idag är vi alla mer resvana och ställer höga krav på upplevelser och kvalitet. Många företag har idag verksamhet på flera orter och vill därför att vi hittar en destination som alla enkelt kan ta sig till. Det finns alltid höga krav på placeringen av hotellet och faciliteterna som erbjuds, som att det finns ett bra gym, snabbt wifi och avancerad konferensteknik. Det ska också finnas mat för alla smaker; vegorätter, lchf, glutenfritt, mjölkfritt, inte för tung mat och så vidare. Och man vill få unika upplevelser som man inte kan hitta på egen hand.

Kan du nämna tre tydliga konferenstrender?

Effektivisering! Antalet dagar som konferensen pågår minskar, från att ha varit 3-4 dagar vid utlandskonferenser och 1-2 dagar vid konferenser inom Sverige. Det ställer högre krav på oss, både vad gäller de praktiska lösningarna som destination, hotell och aktiviteter, och att hjälpa kunden uppnå sina strategiska mål på kortare tid. Att chartra ett eget plan blir allt vanligare, det ger också helt nya möjligheter. Men man ska komma ihåg att det finns en gräns för hur mycket man kan komprimera en konferens utan att påverka den viktiga möjligheten att skapa och stärka relationer.

Upplevelser och underhållande inslag är inte längre något som enbart sker efter konferenspasset – de är fundamentet för hela konferensresan. Företag ser möjligheter i att förmedla innehåll på ett engagerande sätt och sneglar allt mer på underhållningsbranschens beprövade tekniker. För oss innebär det att vi kommer in i konferensrummet och där hjälper vi kunden att förmedla konferensens innehåll på ett engagerande och underhållande sätt och med rätt teknik.

Välbefinnande och hälsa blir ett allt viktigare inslag, både eftersom enskilda deltagare önskar det och som del av personalstrategin.


LOTTAS TIPS FÖR EN LYCKAD KONFERENSRESA

Ta inspiration från underhållningsbranschen och tänk upplevelser och underhållning i allt du gör. För att stärka dina anställdas relationer till ditt varumärke eller skapa engagemang för ditt budskap måste du väcka känslor. Stora upplevelser ger starka relationer.

2 Följ din röda tråd och använd de upplevelser som erbjuds längs vägen som är relevanta. Alla händelser under resan, inklusive val av destination, hotell och aktiviteter, ska följa ditt syfte och hjälpa dig att nå dina mål.

3 Skapa engagemang även under själva konferenspasset – det finns många beprövade tekniker som överträffar powerpoint-presentationer och monologer. Se till att använda dem.

4 Ge tid för reflektion och mingel. Innehåll är viktigt, men relationsskapande är ofta viktigare – innehållet ska se till att främja relationer, både mellan deltagarna och deras relationer till ditt varumärke.

5 Själv är inte alltid bäste dräng – det må vara enkelt att boka online idag, men det är svårt att skapa unika varumärkesstärkande upplevelser utan erfarenhet och lokala kontakter. Det är lätt att underskatta insatsen och kunskapen som krävs för att komma hem som en kung. Eller drottning.

 


Funderar du över din nästa konferens? Kontakta Lotta som gärna svarar på dina frågor.