Förra veckan var jag inbjuden att besöka städerna Zagreb och Dubrovnik av den kroatiska turistbyrån. Tillsammans med kollegor från mötes- och eventbyråer världen över fick jag uppleva och smaka på det bästa som Kroatien kan erbjuda. Trots att vi alla kom från olika länder och kulturer, hade vi oväntat lika tankar om vår bransch. Vi var också överens om ett antal trender som kommer att styra vart vi åker på konferensresor under kommande år.

Syftet med besöket var självklart att uppleva vad Kroatien kan erbjuda i form av konferensanläggningar, natur, kultur och matupplevelser. Och ja, Kroatien är verkligen ett fantastiskt land för upplevelser och möten. Det är säkert, prisnivån är tilltalande och kvaliteten på konferenser, boende, mat och dryck står sig väl i en internationell jämförelse.

Planeringen av konferensresan blir allt mer krävande

Jag deltog i en grupp med representanter från mötes- och eventbyråer i Argentina, Brasilien, Kina, Singapore, USA, Portugal, Turkiet, Polen, Italien, England och Nigeria. Mellan studiebesök och middagar hade vi tid för en hel del erfarenhetsutbyte. Vi skrattade förstås gott åt våra kulturella skillnader. Till exempel att vi svenskar kan tänka oss att dela rum med kollegor, något som är helt otänkbart i andra länder där storleken på rummet ska reflektera individens status i hierarkin. Samtidigt kunde jag konstatera att mina utländska kollegor inte har tagit konferensen till nästa nivå utan arbetar fortfarande med klassiskt uppdukade konferensrum.

Vi var däremot helt överens om ett antal trender som kommer att påverka hur vi väljer destinationer för konferenser:

1. Företagsidentitet och varumärke påverkar vart vi åker. Ett lands religion, lagar och politik får inte krocka med det resande företagets värderingar.

2. Syftet med resan styr valet mycket mer än tidigare.

3. Logistiken kring resan är viktigare än någonsin. Restiden ska vara så effektiv som möjligt. Antal byten och tidsskillnad påverkar självklart valet.

4. Världen har blivit betydligt osäkrare än för bara några år sedan. Detta diskvalificerar ett antal destinationer för konferenser och andra företagsresor.

5. Upplevelser, aktiviteter och måltider ska vara unika och lokala. Om det enda man ser är flygplatser, hotell och konferensrum, kan man lika gärna stanna hemma. Det slätstrukna och internationella går bort, liksom det allt för turistiga.

6. Hälsa och välbefinnande har slagit igenom på de flesta ställen. Det påverkar såväl valet av förtäring, som valet av aktiviteter.

7. Hög kvalitet på lokala guider är ett krav. För sightseeing och liknande krävs guider som pratar deltagarnas språk. Dålig engelska kan förstöra det mest intressanta studiebesöket eller upplevelsen av den vackraste platsen.

8. Digital mötesteknik kommer inte heller nästa år att ersätta det fysiska mötet. Men däremot kommer deltagarna att ha allt större förväntningar på plats, lokal och innehåll. Med ökade krav måste det fysiska måste vara än mer genomtänkt, ner till minsta detalj.

”Kunskap, erfarenhet och nätverk kan vara skillnaden mellan fiasko och succé.”

Mina bestående intryck av mötet med branschkollegor från hela världen är att vi hade väldigt lika tankar om vår bransch, trots våra kulturella olikheter. Gruppresande är en fantastisk kanal för såväl internt som externt varumärkesbyggande. Gemensamma upplevelser skapar starka relationer på ett mycket effektivt sätt. Och min slutsats? Kunskap, erfarenhet och nätverk kan vara skillnaden mellan fiasko och succé.

/Tomas

PS. Jo, det är Kroatien under de första dagarna i december som du ser på bilden…