För en tid sedan fick jag frågan om hur jag ser på framtidens möten. Ett mycket intressant spörsmål som vi i branschen ständigt funderar över. Kommer vi inte att använda digital mötesteknik istället för att mötas ”på riktigt”, var följdfrågan. Både ja och nej, svarade jag.

Det personliga mötet är oslagbart när det gäller att överföra värderingar och skapa relationer – det är min övertygelse. Vi kommer alltid att behöva möten ansikte-mot-ansikte. Detta säger jag inte för att det är mitt levebröd och för att jag tillhör generation X. Nej, det är en självklarhet som ligger i människans DNA. I det personliga mötet ges utrymme för oväntade händelser och spontanitet. Enbart då kan man uppleva och tolka den ordlösa kommunikationen, vårt kroppsspråk, som förutsätter att vi kan se ansiktsuttryck och rörelser. Dessutom har behovet av att utbyta erfarenheter, sprida budskap och bygga relationer alltid varit en central del av människans liv. Jag vill påstå att det till och med är det som gör oss till människor.

Trend 1: Möten blir allt mer tidseffektiva

Framtidens möten kommer att bli mer effektiva; mer ska hinnas med på kortare tid. Kunder har redan börjat välja bort det traditionella inslaget ”middag-med-underhållning” efter konferensen. Istället vill man uppnå samtliga mötesmål under själva konferenspasset, något som sätter oss i branschen inför helt nya utmaningar när relationsskapande och varumärkesbyggande flyttar in i konferenslokalen. Vi måste helt enkelt skapa smarta event där informationsöverföring, varumärkesupplevelse och stärkta relationer vävs ihop och komprimeras till en enda aktivitet. Schlagerartisten får ge plats för andra slags artister, som föreläsaren, inspiratören eller moderatorn.

Trend 2: Möten måste engagera och underhålla

I framtiden måste företag arbeta hårdare med att ta fram innehåll som engagerar – och med innehåll menar jag inte enbart själva buskapet utan också det sätt som det förmedlas på. Låt dig inspireras av underhållningsindustrin och deras skickliga metoder för att trollbinda och skapa engagemang. Ta hjälp av scenografer, talarcoacher och manusskribenter. Lägg in moment av överraskning och förväntan. Håll energin och vitaliteten uppe genom att låta deltagarna bli en del av showen. Ge utrymme för relationsskapande. Och använd den fantastiska teknik som finns tillgänglig, både den professionella varianten och den som finns i fickan hos oss alla. Både före, under och efter konferensen. Var kreativ.

Trend 3: Planering, planering, och åter planering

Det kanske kommer som en besvikelse, men powerpoint-presentationer som rafsats ihop kvällen innan och timslånga monologer från talarpodiet duger inte alls. Använd inte heller konferenser för att prata om sådant som du kunde informerat om via e-post.  Framtidens möten är istället proffsiga och regisserade ner till minsta minut. För huvudpersonerna handlar det om att vara väl förberedda och pålästa – och inte missa genrepet. God planering är dessutom själva grundförutsättningen för att skapa möten som är såväl tidseffektiva som underhållande och engagerande.